Que vous utilisiez le courrier postal ponctuellement ou régulièrement, l’envoi de courrier pour un centre de contact est une question d’adresse. Eviter les doublons, les PND, rationnaliser les envois sont autant d’enjeux et d’objectifs difficiles à atteindre sans une bonne pratique et de bons outils.
Que vient faire une adresse postale dans l’activité d’un centre d’appels ? Le centre d’appels aujourd’hui est de plus en plus un centre de contacts qui concentre tous les canaux de communication possibles à commencer bien sûr par le téléphone. Mais le centre de contact ce sont aussi des envois de SMS, de fax et donc de courrier.
Envoyer un courrier semble simple en apparence, mais la moindre erreur dans son adresse peut avoir des conséquences néfastes à grande échelle. Que vous cherchiez à réduire vos coûts ou vos délais d’acheminement, l’optimisation de l’envoi de vos courriers dépend surtout de la qualité des adresses qui sont présentes dans votre base de données, cette même base que vous utilisez au quotidien pour vos appels émis ou reçus.
Une adresse = 1 contact
L’adresse doit correspondre au contact. En France chaque année, 10 à 12% des foyers déménagent, ne prenez donc pas pour acquis l’adresse dont vous disposez au cœur de votre base de données. Depuis combien de temps disposez-vous de cette adresse, depuis quand ne l’avez-vous pas utilisée ? Pensez à régulièrement mettre à jour ces champs en profitant des appels émis vers ses contacts, à défaut menez en parallèle des campagnes dédiées ou plus simplement faites procéder à une validation de votre fichier.
Faire la chasse aux PND (Plis Non Distribués anciennement NPAI) est fondamental pour votre activité ou celle de votre client. Un PND c’est un courrier qui n’arrive pas, c’est une information qui n’est pas reçue, c’est une image de marque détériorée, c’est le coût du courrier qui est jeté par la fenêtre !
Pour éviter ces désagréments vous pouvez procéder à une RNVP (Restructuration Normalisation Validation Postale) de votre fichier. Cette opération de très courte durée (1 à 2 jours de production) analyse toutes les informations de votre fichier, enlève les doublons, vérifie vos informations, le cas échéant enrichi votre fichier de l’information manquante comme la nouvelle adresse de votre contact.
Comment corriger ?
Si Upsale vous propose déjà via sa filiale UPSALE CONSULTING de réaliser vos RNVP mais aussi vos locations de fichiers auprès de nos partenaires, vous disposez également d’un moyen en amont pour vous permettre d’enregistrer dès le début de la relation client, l’adresse la plus correcte possible.
Il est en effet possible directement depuis la fiche client dans NOWTIS, de commencer à saisir l’adresse et d’appuyer sur l’option RNVP via le bouton spécial placé directement à côté du champ adresse.
Vous le savez, d’autant plus souvent que vos téléconseillers ne sont pas familiers des noms régionaux, de la géographie locale, il est parfois très difficile d’orthographier correctement, un nom, une adresse. C’est pour cela que fonctionnant sur la base du dictionnaire officiel de la poste, l’option RNVP de NOWTIS vous permet après avoir seulement tapé quelques lettres de l’adresse, d’obtenir les seules occurrences possibles dans la localité de votre choix. Ainsi, plus de risques d’erreurs, l’adresse saisie est bien la seule qui existe.
Si d’aventure plusieurs possibilités existent, par exemple si le téléconseiller tape DE GAULLE, l’option RNVP NOWTIS lui proposera immédiatement sous forme de pop-up toutes les occurrences contenant DE GAULLE, comme PLACE DU GENERAL DE GAULLE ou AVENUE DU GENERAL DE GAULLE. En proposant ce choix au téléphone à votre client, votre téléconseiller prouve son savoir-faire, sa connaissance locale de l’environnement, c’est un gain important de confiance.
En savoir plus ?
L’option RNVP de NOWTIS est disponible en option sur abonnement, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre responsable de compte pour plus d’information ou utilisez le formulaire contact sur votre gauche pour que nous vous recontactions.
